وقتی تصمیم میگیرید یک سند مهم را خرد کنید، میخواهید این کار به درستی انجام شود. خرد کردن ایمن کاغذ تضمین میکند که شما ضمن رعایت قوانین فدرال در مورد دفع اطلاعات حساس، از اطلاعات مشتریان خود محافظت میکنید. با وجود اهمیت این فرآیند، مدیران ارشد ۳۰۰ شرکت، امنیت سوابق شرکت را در بین پنج مسئله مهم پیش روی کسبوکار خود قرار دادهاند. با اجتناب از این اشتباهات رایج در خرد کردن، تضمین کنید که شرکت شما اسناد حساس خود را به درستی دفع میکند.
۱. استفاده از دستگاه کاغذ خردکن اداری
همه خردکنها یکسان ساخته نشدهاند. اگرچه یک خردکن معمولی اداری که از فروشگاهها خریداری میشود، میتواند به طور موثری اسناد را خرد کند، اما راه حل امن یا کارآمدی برای از بین بردن اسناد در مقیاس بزرگ نیست. شما باید منگنهها و گیرههای کاغذ را از همه اسناد جدا کرده و محفظه خردکن را مرتباً با این نوع خردکن خالی کنید.
در مقایسه، یک خردکن اداری صنعتی میتواند فرآیند دفع کاغذ شما را سادهتر کند و همچنین از اطلاعات حساس موجود در اسناد محافظت کند. این خردکنهای کاغذ با ظرفیت بالا برای مدیریت تعداد زیادی از اسناد خصوصی طراحی شدهاند. مهمتر از همه، خردکنهای کاغذ با امنیت بالا تضمین میکنند که دفع اسناد شما مطابق با مقررات فدرال است، در حالی که خردکنهای اداری معمولی این کار را نمیکنند.
۲. نادیده گرفتن سیاست نگهداری سوابق
وقتی شرکت شما سیاستی برای نگهداری سوابق دارد، میتوانید احتمال نقض اطلاعات شرکت خود را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. این سیاست مشخص میکند که کسب و کار شما چه مدت سوابق و اسناد محرمانه را ذخیره خواهد کرد و استانداردی را برای از بین بردن سوابق حساس تحت مراقبت هر کارمند تعیین میکند.
یک اشتباه بزرگ امنیتی اسناد زمانی رخ میدهد که شرکت شما سیاستی برای نگهداری اسناد دارد اما از آن پیروی نمیکند. نگهداری فایلهای محرمانه پس از مدت زمانی که به آنها نیاز است، نه از نظر اقتصادی عملی صحیح است و نه روشی مطمئن برای خرد کردن کاغذ. از دیدگاه قانونی و نظارتی، میتوان سوابق قدیمی را قابل کشف دانست.
۳. فراموش کردن اثبات تخریب
برای رعایت صحیح قوانین حفظ حریم خصوصی ایالتی و فدرال، شرکت شما به یک فرآیند امحای اسناد قابل اثبات نیاز دارد. این نوع فرآیند به شما کمک میکند تا انطباق با این مقررات امنیتی را اثبات کنید.
اگرچه ممکن است این مقررات تهدید بزرگی برای کسب و کار شما به نظر نرسد، اما یک ناظر یا حسابرس میتواند در هر زمانی در محل کسب و کار شما حاضر شود. وقتی آنها حاضر میشوند، به دنبال مدرکی دال بر انطباق شرکت شما با هرگونه قانون مربوطه خواهند بود. وقتی یک دستگاه خردکن صنعتی برای نشان دادن به آنها دارید، میتوانید به راحتی انطباق شرکت خود را با این قوانین اثبات کنید.
