اداره یک کسب و کار به معنای سروکله زدن با انبوهی از کاغذبازی است. از قراردادها گرفته تا فاکتورها و یادداشت‌های متفرقه، این اسناد می‌توانند به سرعت روی هم انباشته شوند و منجر به بی‌نظمی و هرج و مرج در فضای کاری شما شوند.

راز داشتن یک دفتر کار منظم در این است که بدانید چه چیزی را نگه دارید و چه چیزی را دور بریزید. در اینجا سه نکته برای سازماندهی وجود دارد که باید قبل از ارسال اسناد به دستگاه خردکن بدانید.

یک سیستم بایگانی ساده ایجاد کنید

با ایجاد یک سیستم بایگانی ساده که برای شما و تیمتان مفید باشد، شروع کنید. این کار نباید بیش از حد پیچیده یا وقت‌گیر باشد. با دسته‌بندی اسناد به بخش‌های کلی مانند «مالی»، «قراردادهای مشتری»، «منابع انسانی» و «متفرقه» شروع کنید. در هر دسته، از پوشه‌های برچسب‌گذاری شده برای ذخیره انواع خاص اسناد استفاده کنید. به عنوان مثال، در زیر «مالی»، ممکن است پوشه‌های جداگانه‌ای برای «فاکتورها»، «رسیدها» و «اسناد مالیاتی» داشته باشید.

وقتی این سیستم را ایجاد کردید، به آن پایبند باشید. به جای اینکه بگذارید اسناد روی هم انباشته شوند، آنها را فوراً بایگانی کنید و این کار را به یک عادت تبدیل کنید. وقتی کل تیم به سیستم بایگانی پایبند باشد، در زمان و انرژی ذهنی صرفه‌جویی خواهید کرد.

ایجاد بخشی برای اسناد ضروری

اسنادی که آماده‌ی خرد کردن هستند ممکن است شامل نامه‌های بی‌اهمیت حاوی اطلاعات شخصی، صورت‌حساب‌های اعتباری و بانکی غیرضروری، فرم‌های مالیاتی چهار ساله و سوابق کارمندان سابق باشند. با این حال، شما باید بخش قابل توجهی از اسناد خود را برای چندین سال به دلایل قانونی یا رعایت قوانین، محافظت کنید.

سوابقی که برای مدت طولانی نگه می‌دارید شامل گزارش‌های سالانه، صورت‌های مالی، اظهارنامه‌های مالیاتی، قراردادها و تمام اسناد یا قراردادهای اجاره است. این اسناد را در یک کابینت بایگانی جداگانه نگهداری کنید. همان سیستم بایگانی را حفظ کنید، اما به یاد داشته باشید که این موارد مانند کابینت دیگری که پر از کاغذ است، به دستگاه خردکن نمی‌روند.

هر دو هفته یکبار اسناد را خرد کنید

با داشتن یک سیستم بایگانی و درک اینکه کدام اسناد را باید نگه دارید، وقت آن رسیده که به موضوع خرد کردن اسناد بپردازید. برای جلوگیری از بی‌نظمی، هر دو هفته یکبار جلسات خرد کردن منظم اسناد را برنامه‌ریزی کنید. این روال، فضای کاری مرتبی را حفظ می‌کند و تضمین می‌کند که اطلاعات حساس بی‌جهت در جایی باقی نمی‌مانند.

در طول این جلسات دو هفته‌ای، باید اسناد موجود در فایل‌های اصلی خود را بررسی کنید. اگر سندی دیگر مورد نیاز نیست و به دلایل قانونی ضروری نیست، آن را به زباله‌دان منتقل کنید. این یک فرآیند مداوم است که سیستم بایگانی شما را به‌روز نگه می‌دارد و خطر دور انداختن تصادفی چیزی مهم را کاهش می‌دهد.