ممکن است عجیب به نظر برسد که یک ارائه دهنده خدمات خرد کردن اسناد به شما توصیه کند که اسناد محرمانه خود را خرد نکنید . در حالی که ما قطعاً سیاست خرد کردن همه چیز را برای تمام اسنادی که دیگر نیازی به آنها ندارید توصیه می‌کنیم ، مواردی وجود دارد که نباید آنها را خرد کنید.

در صدر مواردی که نباید خرد کنید، تمام اسناد و مدارک شناسایی قرار دارند که احتمالاً در تمام طول عمر خود یا حداقل بخش قابل توجهی از آنها را نیاز خواهید داشت.

شناسنامه‌ها و گواهی‌های فرزندخواندگی را پاره نکنید.

یکی از مدارکی که هرگز نباید آن را دور بیندازید، شناسنامه خودتان یا شناسنامه افراد تحت تکفلتان است. به احتمال زیاد، شناسنامه شما در تمام طول زندگی‌تان مورد نیاز خواهد بود، چه بخواهید گذرنامه بگیرید، چه بخواهید هویت خود را اثبات کنید یا حتی برای شغل‌های خاصی درخواست دهید.

همین امر در مورد گواهی‌های فرزندخواندگی نیز صدق می‌کند. هنگامی که کسی به فرزندخواندگی پذیرفته می‌شود، گواهی فرزندخواندگی او به طور قانونی جایگزین گواهی تولد اصلی او می‌شود. برای هر هدف رسمی، مانند اخذ گذرنامه، گواهی فرزندخواندگی لازم است. دلیل این امر این است که گواهی تولد اصلی برای نشان دادن وقوع فرزندخواندگی اصلاح شده است. بنابراین، دیگر منعکس کننده هویت قانونی فرزندخوانده نیست.

گواهی‌های ازدواج یا مشارکت مدنی، توافق‌نامه‌های پیش از ازدواج یا مدارک طلاق را پاره نکنید.

سایر اسنادی که نباید خرد کنید شامل تمام اسناد مربوط به ازدواج یا مشارکت مدنی، توافق‌نامه‌های قبل از ازدواج و طلاق است. دلایل زیادی برای این کار وجود دارد.

اگر هنگام ازدواج نام خود را تغییر داده‌اید، برای به‌روزرسانی نام خود در مدارک شناسایی، ویزا و مواردی مانند حساب‌های بانکی به گواهی ازدواج خود نیاز خواهید داشت. همچنین برای هرگونه امور مالی مشترک، بیمه سلامت و عمر و بهره‌مندی از مزایای مالیاتی که ازدواج اجازه می‌دهد، به گواهی ازدواج خود نیاز خواهید داشت.

ااگر تصادفاً – یا حتی عمداً – سند ازدواج خود را از بین برده‌اید، می‌توانید از اداره ثبت احوال درخواست سند جدید کنید . همین امر در مورد گواهی تولد یا گواهی فوت اعضای خانواده نیز صدق می‌کند.

گذرنامه‌های منقضی شده را پاره نکنید.

اگر گذرنامه شما منقضی شده است، آن را پاره یا دور نیندازید. برای تمدید آنها به اطلاعات گذرنامه‌های منقضی شده نیاز دارید. همچنین توصیه می‌شود گذرنامه‌های منقضی شده را حتی پس از تمدید نگه دارید. زیرا آنها جدول زمانی از شهروندی و جابجایی‌های بین‌المللی شما را ارائه می‌دهند.

وصیت‌نامه‌ها یا گواهی‌های فوت را پاره نکنید.

وقتی کسی فوت می‌کند، اموال، پول و دارایی‌های او معمولاً به اعضای خانواده‌اش می‌رسد. این دارایی‌ها بسته به شرایط ذکر شده در وصیت‌نامه‌ی فرد توزیع می‌شوند. وصیت‌نامه‌ها را می‌توان تا شش ماه پس از صدور گواهی انحصار وراثت به چالش کشید. تمام وصیت‌نامه‌ها و متمم‌ها باید برای مواقعی که اعتراضی صورت می‌گیرد، نگهداری شوند. همچنین موضوع مالیات بر ارث نیز مطرح است.

همچنین باید گواهی فوت هر یک از بستگان نزدیک را برای همیشه نگه دارید. اگر وکالتنامه دارید، برای دسترسی و بستن اموال، ترتیب دادن مراسم تدفین و به طور کلی اقدام از طرف متوفی به گواهی فوت نیاز خواهید داشت.

مدارک بیمه عمر را پاره نکنید.

سند دیگری که هرگز نباید دور بیندازید، مدارک بیمه عمر فعال شماست. ، اما اگر فوت کنید یا از آسیبی که زندگی شما را تغییر می‌دهد رنج ببرید، مهم است که عزیزانتان از وجود هرگونه بیمه عمری که برای آنها دارید مطلع شوند و بتوانند آن را پیدا کنند.

سایر بیمه‌نامه‌ها نیز باید تا زمانی که بیمه‌نامه‌های شما فعال هستند یا در حین رسیدگی به هرگونه خسارت، در مکانی امن نگهداری شوند.

طرح‌های بازنشستگی را حذف نکنید.

همانند بیمه‌های عمر، عزیزان شما ممکن است پس از فوت شما، حق دریافت مستمری مصرف نشده شما را داشته باشند. چه مستمری خصوصی داشته باشید، چه مستمری محل کار، یا در حال حاضر مستمری دولتی خود را دریافت می‌کنید، باید جزئیات بیمه نامه خود را نگه دارید. این کار دسترسی عزیزان شما به هر صندوق بازنشستگی که حق دریافت آن را دارند، آسان‌تر می‌کند.

اسناد خرید و نگهداری خانه را پاره نکنید.

اسنادی که هنگام خرید خانه از بانک یا وکیل خود دریافت می‌کنید نیز باید نگهداری شوند. این امر به ویژه اگر روزی قصد فروش خانه را داشته باشید، اهمیت دارد. همین امر در مورد هرگونه کار ساختمانی یا نگهداری که روی ملک انجام می‌دهید نیز صدق می‌کند. برخی از این اسناد شامل مالیات زمین یا سوابق مالیات معاملات زمین، قرارداد خرید، نامه‌ها و اسناد وکیل و قرارداد فروش است. اگر به دلایلی در مورد ملک خود مجبور به حضور در دادگاه شوید، ممکن است نسخه‌های اصلی این اسناد مورد نیاز باشد.

همچنین توصیه می‌شود هرگونه اسناد مهم مربوط به وام مسکن را تا پایان مدت وام خود نگه دارید.

نتایج امتحانات یا گواهینامه‌های صلاحیت را پاره نکنید.

شاید بدیهی به نظر برسد، اما هرگز نباید نتایج امتحانات یا گواهینامه‌های صلاحیتی که دریافت کرده‌اید را پاره کنید. این موضوع حتی اگر گواهینامه‌ها ده‌ها سال قدمت داشته باشند نیز صدق می‌کند.  . با وجود هیئت‌های امتحانی مختلف، این می‌تواند پرهزینه باشد. نگهداری گواهینامه‌هایتان در یک مکان امن گزینه بسیار بهتری است. ممکن است برای درخواست‌های شغلی و اثبات صلاحیت به این مدارک نیاز داشته باشید.

اسنادی که باید برای مدت طولانی نگه دارید.

علاوه بر موارد فوق، اسنادی نیز وجود دارند که ممکن است لازم باشد برای مدت طولانی نگه دارید تا زمانی که خرد کردن آنها اشکالی نداشته باشد. خرد کردن زودهنگام این اسناد در صورت نیاز می‌تواند دردسرهای قابل توجهی ایجاد کند.

مدارک ثبت وسیله نقلیه/دفترچه ثبت وقایع.

شما باید این موارد را تا زمانی که مالک وسیله نقلیه هستید، نگه دارید.

اسناد ملکی.

اگر یک نسخه کاغذی از سند ملک خود دارید، باید آن را تا زمانی که مالک آن ملک هستید، نگه دارید. اکثر اسناد اکنون دیجیتالی هستند و بنابراین جایگزینی آنها بسیار آسان است. با این حال، اگر یک نسخه کاغذی دارید، احتمالاً این اسناد، اسناد اصلی هستند. اسناد اصلی معمولاً حاوی اطلاعات اضافی در مورد ملک مانند مرزهای قانونی هستند. به همین دلیل، همیشه ایده خوبی است که آنها را در جای امنی نگه دارید.

مدارک بیمه نامه.

شما باید اسناد بیمه‌نامه را در طول مدت بیمه‌نامه خود و حتی پس از آن، در صورت وجود هرگونه خسارت باز، نگه دارید. همچنین باید مواردی مانند مدرک عدم خسارت را نگه دارید. اگر قصد دارید بیمه خود را تمدید کنید یا ارائه‌دهنده بیمه خود را تغییر دهید، احتمالاً برای دریافت تخفیف در بیمه‌نامه خود، باید مدرک عدم خسارت ارائه دهید. هنگامی که دیگر به این اسناد نیازی ندارید، بهتر است آنها را نزد یک تأمین‌کننده کاملاً معتبر، خرد کنید .

اظهارنامه مالیاتی و سوابق.

اگر کارمند هستید، باید سوابق مالیاتی خود را تا ۲۲ ماه پس از سال مالیاتی که اظهارنامه مالیاتی مربوط به آن است،

مدارک گارانتی.

شما باید مدارک گارانتی را تا زمانی که محصول تحت گارانتی را دارید و تا زمانی که گارانتی معتبر است، نگه دارید. اگر خریدی انجام دهید و مشکلی پیش بیاید، داشتن مدارک و رسیدهای گارانتی، درخواست بازپرداخت، تعمیر یا تعویض را به میزان قابل توجهی آسان‌تر می‌کند.

سوابق حسابداری و شرکتی.

برای هرگونه سوابق حسابداری و شرکتی ، باید این سوابق را به مدت ۶ سال از پایان آخرین سال مالی شرکت که به آن مربوط می‌شود، نگه دارید. کسب‌وکارهایی که سوابق کافی را نگه نمی‌دارند، . مدیران همچنین می‌توانند به دلیل عدم انجام مسئولیت‌های قانونی، که یکی از آنها شامل نگه‌داری صحیح سوابق حسابداری شرکت است، از سمت مدیریت شرکت محروم شوند .

مدارک وام.

شما باید اسناد وام را تا زمانی که وام باز است، نگه دارید. پس از پرداخت مبلغ نهایی، عاقلانه است که صورت‌حساب نهایی خود را به مدت هفت سال نگه دارید. اگرچه این مدت ممکن است طولانی به نظر برسد،

برای هر چیز دیگری.

برای تمام اسنادی که دیگر نیازی به نگهداری آنها ندارید، از جمله موارد فوق، بهتر است از یک سرویس خرد کردن امن برای از بین بردن ایمن این اسناد استفاده کنید. این کار از خطر افتادن اطلاعات شخصی به دست افراد نادرست جلوگیری می‌کند.