اطلاعات محرمانه همه جا هستند. هر روز صبح از در خانههایمان وارد میشوند. در کابینتهای بایگانی و کشوهای میز که بیش از حد پر شدهاند، انباشته میشوند. در برخی موارد، حتی در جعبهها قرار میگیرند و در نهایت، دست نخورده در اتاقهای زیرشیروانی و گاراژها، به صورت انبوهی از گرد و غبار انباشته میشوند. حتی بدتر از آن، در سطلهای زباله عمومی قرار میگیرند!
بسیاری از موادی که باید دور بریزیم حاوی اطلاعات محرمانه هستند. به همین دلیل، احتیاط بیشتری برای ایمن نگه داشتن دادهها لازم است. به جای دور انداختن اطلاعات محرمانه یا اجازه دادن به آنها برای خاک خوردن در انبار، باید آنها را به طور ایمن از بین برد. اما چگونه میتوانید مطمئن شوید که اطلاعات محرمانه شما پس از خارج شدن از دستتان، ۱۰۰٪ ایمن هستند؟
استفاده از یک شرکت جمعآوری زباله برای دور انداختن مدارک شخصی یا تجاری
اگر قرار است مواد محرمانهای را دور بریزید، ما شرکت جمعآوری زباله را توصیه نمیکنیم.
بسیاری از شرکتهای جمعآوری زباله، اقلام جمعآوریشده را به مراکز بازیافت یا دفن زباله میفرستند. هیچکدام از اینها گزینههای امنی برای خلاص شدن از شر دادههای محرمانه نیستند. اگر دادههای شما به محل دفن زباله بروند، احتمالاً دستنخورده باقی میمانند. در انبارهای بازیافت، قبل از بازیافت، دهها نفر میتوانند به آنها دسترسی داشته باشند. بعید است که دادههای شما توسط پرسنل امنیتی بررسیشده جمعآوری شوند یا کنترلهای دسترسی دقیقی داشته باشند. همچنین بعید است که ردیابی شوند.
اگر از یک شرکت جمعآوری زباله استفاده میکنید یا قصد خلاص شدن از شر مقدار زیادی زباله خانگی، باغی یا ساختمانی را دارید و در نظر دارید چند جعبه کاغذ قدیمی را نیز به این مجموعه اضافه کنید، اکیداً توصیه میکنیم از این کار خودداری کنید. تنها یک تکه کاغذ که به طور نادرست دور ریخته شود، میتواند شما را در معرض خطر کلاهبرداری قرار دهد.
ممکن است فکر کنید احتمال اینکه یک شرکت جمعآوری زباله اطلاعات محرمانه شما را به اشتباه مدیریت کند، کم است. با این حال، اگرچه اکثریت قریب به اتفاق شرکتهای جمعآوری زباله، مشاغل قانونی هستند و بیش از حد قادر به دفع زبالههای غیرمحرمانه هستند، بعید است که دانش عمیقی در مورد امنیت دادهها داشته باشند. متأسفانه، شرکتها یا افراد غیرمجازی نیز وجود دارند که به دنبال سوءاستفاده از مشتریان ناآگاه هستند. آنها این کار را از طریق سرقت، فروش مجدد کالاهای زباله یا حتی پرتاب کردن زباله انجام میدهند.
استفاده از یک شرکت حمل و نقل و انبارداری برای ذخیره و از بین بردن اطلاعات محرمانه
ممکن است وسوسهانگیز باشد که از یک شرکت حمل و نقل و انبارداری برای نگهداری و در نهایت از بین بردن اطلاعات محرمانه خود استفاده کنید، اما از دیده رفتن به معنای از ذهن رفتن نیست.
شرکتهای جمعآوری و ذخیرهسازی حتی ممکن است عملیات امحای دادهها را به شخص ثالثی برونسپاری کنند. این امر خطرات متعددی را برای دادههای شما ایجاد میکند.
اولاً، شرکتهای جمعآوری و ذخیرهسازی ممکن است دادههای شما را برای مدت زمان قابل توجهی پس از درخواست شما برای امحا، از بین نبرند. در عوض، دادهها در انبار نگهداری میشوند و شما هرگز نمیدانید که امحا چه زمانی انجام خواهد شد. دلیل این امر این است که از نظر مالی برای این شرکتها مقرون به صرفهتر است که صبر کنند تا حجم زیادی از دادهها را برای امحا جمعآوری کنند و سپس همه آنها را به طور همزمان خرد کنند، تا اینکه از سرویسهای کوچکتر استفاده کنند.
ثانیاً، ممکن است این اشخاص ثالث توسط شرکت حذف و ذخیرهسازی، که احتمالاً خودشان متخصص در امحای دادههای محرمانه نیستند، به درستی بررسی نشده باشند.
بردن مدارک محرمانه به مراکز بازیافت
مراکز بازیافت برای کاهش تأثیرات جمعی ما بر محیط زیست ضروری هستند و از ماشینآلات پیشرفته برای جداسازی مواد و آمادهسازی آنها برای بازیافت استفاده میکنند. با این حال، شما نباید از یک مرکز بازیافت برای دفع هرگونه ماده محرمانه استفاده کنید. هنوز فرآیندهای دستی زیادی در مراکز بازیافت انجام میشود، از دستهبندی زبالهها گرفته تا آمادهسازی مواد برای توزیع. این فرآیندها نمیتوانند هیچ نوع امنیت دادهای را فراهم کنند.
یک مثال از اینکه چرا نباید از یک مرکز بازیافت برای امحای زبالههای محرمانه استفاده شود، دسترسی به آن است. تأسیسات مراکز بازیافت هر روز برای تعداد بیشماری از مردم باز و قابل دسترسی هستند و هیچ گونه تأیید هویتی در این مراکز انجام نمیشود. مدارک محرمانه شما میتواند هفتهها در یک مرکز بازیافت، آماده برای استفاده توسط هر کسی، باقی بماند. همچنین بسیار غیرمعمول است که کارکنان بازیافت تحت بررسیهای امنیتی قرار گرفته باشند.
هیچ راهی برای پیگیری اینکه پس از تحویل اطلاعات به مرکز بازیافت محلیتان، چه اتفاقی برای آنها میافتد، وجود ندارد. برای هر چیز حساسی، بهتر است آن را توسط یک شرکت کاملاً مجاز که در آن کارکنان آموزش حفاظت از دادهها را میگذرانند و شما نیز گواهی امحا دریافت خواهید کرد، خرد کنید.
